Introductie
Ben jij een ervaren management- of directieondersteuner die graag vooruitdenkt en overzicht houdt? Kun je snel schakelen, prioriteiten stellen en meerdere managers tegelijk ontzorgen? Dan is deze baan iets voor jou. Voor een gemeentelijke organisatie zoeken we een ervaren Management- en directieondersteuner. Je ondersteunt meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Je zorgt dat agenda's, overleggen en administratieve processen soepel verlopen. Zo kunnen managers en directie zich richten op hun eigen verantwoordelijkheden.
Over de organisatie
Je komt te werken in een dynamische gemeentelijke organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. De werksfeer is informeel. Er is aandacht voor talent, persoonlijke ontwikkeling en brede inzetbaarheid. Ook krijg je ruimte om flexibel te werken en deel te nemen aan interne projecten. Je maakt deel uit van een team van managementondersteuners. Samen zorgen jullie voor continuïteit en goede ondersteuning binnen de organisatie.
De functie
Als Management- en directieondersteuner bied je secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere managers en de directie. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en houdt overzicht. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Volledig en proactief beheren van agenda's;
- Afstemmen van vergaderlocaties en bijbehorende faciliteiten;
- Beheren en afhandelen van correspondentie en e-mails;
- Verbanden leggen tussen e-mails en agenda-afspraken;
- Voorbereiden en notuleren van overleggen;
- Beheren en verwerken van personeelsadministratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN;
- Ondersteunen bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers;
- Verwerken van vakantie- en afwezigheidsregistraties;
- Coderen van facturen;
- Organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden;
- Samenwerken met en vervangen van collega-managementondersteuners.
Je werkt nauw samen met teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten. Je rapporteert operationeel aan de manager Bedrijfsvoering. Je bent proactief, oplossingsgericht en stressbestendig. Je schakelt snel in een dynamische omgeving en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Digitale vaardigheden zijn belangrijk. Je werkt routinematig met Office 365, Outlook, Teams en iBabs.
Dit breng je mee
Voor deze opdracht vragen wij:
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner;
- Aantoonbare werkervaring met Office 365, waaronder Outlook en Teams, en met iBabs. Benoem in je cv waar je deze ervaring hebt opgedaan;
- Aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente;
- Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau;
- Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN.
Dit bieden wij
Je krijgt de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan een maatschappelijke organisatie die volop in ontwikkeling is.
Daarnaast kun je rekenen op:
- een uitdagende job binnen een dynamische gemeentelijke werkomgeving
- Een contract voor 6 maanden met optie tot verlenging
- een salaris volgens schaal 8 CAO Gemeente € 3.300 tot € 4.600 bruto per maand bij fulltime;
- ruimte voor samenwerking en zelfstandige uitvoering van je werkzaamheden.
- reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
- 8% vakantiegeld.
- eindejaarsuitkering conform de cao Gemeenten.
- veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid
Sollicitatie
Ben jij de ervaren directiesecretaresse die energie krijgt van structuur aanbrengen binnen een bestuurlijke omgeving? Dan maken wij graag kennis met je. Solliciteer vandaag nog en vertel ons in een persoonlijke motivatie waarom jij de juiste kandidaat bent voor deze job. Heb je vragen? Bel ons dan op 010 288 6604 of mail naar babette@dedetacheerders.nl