Introductie
Ben jij een ervaren secretaresse die overzicht houdt, vooruitdenkt en snel schakelt? Als domeinsecretaresse ondersteun je meerdere leidinggevenden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je organiseert overleggen, bewaakt afspraken en zorgt dat stukken en verzoeken op tijd worden afgehandeld. Je werkt zelfstandig en nauw samen met collega’s.
De functie
Je werkzaamheden bestaan uit:
- Agenda’s beheren en prioriteren.
- Overleggen voorbereiden, organiseren en notuleren.
- Agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken opstellen en verspreiden.
- Acties, afspraken en termijnen bewaken.
- Bestuurlijke overleggen voorbereiden en stukken verwerken in iBabs.
- Correspondentie, bestuurlijke stukken en klachten coördineren.
- Ondersteunen bij facturen en financiële verplichtingen.
- De gezamenlijke mailbox beheren en reguliere en spoedeisende verzoeken oppakken.
- Contact onderhouden met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.
Je houdt overzicht wanneer meerdere zaken tegelijk spelen. Je stelt zelfstandig prioriteiten, denkt vooruit en stemt goed af met je collega’s. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en werkt nauwkeurig en discreet.
Je werkt voornamelijk op kantoor. Thuiswerken is in overleg mogelijk. De werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Bij een werkweek van vier keer negen uur is woensdag je vrije dag.
Dit breng je mee
Herken jij je in het onderstaande?
- Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare functie.
- Je hebt ervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, notuleren en het bewaken van acties en termijnen.
- Je hebt ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word en Teams.
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding in secretariële ondersteuning, managementsupport of een vergelijkbare richting.
- Je beheerst de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.
Dit is een pré:
- Je hebt ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere leidinggevenden.
- Je hebt ervaring binnen een gemeente, overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving.
- Je hebt ervaring met iBabs of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem.
- Je hebt ervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad en het prioriteren van spoedeisende verzoeken.
Dit bieden wij
Een uitdagende functie binnen een dynamische en professionele werkomgeving; Een collegiale en samenwerkingsgerichte sfeer waarin jouw bijdrage telt; Een veelzijdige werkweek waarin geen dag hetzelfde is. Je werkt 36 uur per week en krijgt een contract voor 9 mnd met optie tot verlenging. Je salaris is afgestemd op je kennis en ervaring ligt tussen 2.900 en 4.000 bruto per maand bij fulltime (schaal 7, CAO gemeenten). Daarnaast ontvang je reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, vakantiegeld en een eindejaarsuitkering.
Sollicitatie
Herken jij jezelf in deze functie? Reageer dan met je cv en laat zien hoe jouw ervaring met managementondersteuning, agendabeheer en bestuurlijke processen aansluit op de functie.