Introductie
Ben jij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die graag vooruitdenkt en overzicht houdt? Vind je het leuk om bestuurders te ondersteunen, agenda's te coördineren en ervoor te zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is? Dan is deze functie iets voor jou!
Je ondersteunt twee portefeuillehouders en speelt een belangrijke rol in een soepel verloop van de bestuurlijke werkzaamheden. Daarbij krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen en jouw ervaring in te zetten.
De functie
Als bestuurs- en directiesecretaresse ben je de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Je zorgt voor structuur, bewaakt afspraken en houdt de communicatie soepel. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het beheren en coördineren van de agenda's van twee portefeuillehouders.
- Het bewaken van afspraken en ervoor zorgen dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
- Het beheren van de mailbox van het bestuurssecretariaat en het zorgvuldig afhandelen van vragen en verzoeken.
- Het bijhouden van de agenda van het bestuurssecretariaat.
- Het tijdig en volledig plannen van vergaderingen en activiteiten van het college van burgemeester en wethouders.
- Het bieden van praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.
- Het onderhouden van contact met interne en externe betrokkenen.
- Je werkt zelfstandig, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en activiteiten goed op elkaar aansluiten.
Dit breng je mee
Voor deze functie beschik je over:
- Een afgeronde mbo-4-opleiding in de richting van managementassistent of secretaresse, óf minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
- Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
- Aantoonbare werkervaring met MS Office.
Wensen:
- Een aantoonbaar afgeronde cursus of training op het gebied van managementassistentie of secretariaat:.
- Aantoonbare werkervaring met Copilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
Dit bieden wij
Je krijgt een zelfstandige functie met verantwoordelijkheid en veel afwisseling. Je werkt samen met professionele collega's in een open omgeving, waar vertrouwen en korte lijnen centraal staan.
Daarnaast kun je rekenen op:
- Een functie binnen schaal 8 van de Cao Gemeenten.
- Reiskostenvergoeding woon/werkverkeer.
- Vakantiegeld
- Eindejaarsuitkering
- Ruimte om je werk zelfstandig in te richten.
- Een hybride manier van werken.
- Aandacht voor een goede balans tussen werk en privé.
- Mogelijkheden om je talenten verder te ontwikkelen.
Sollicitatie
Herken jij jezelf in deze functie en weet jij hoe je bestuurders professioneel ondersteunt en overzicht houdt in een dynamische omgeving? Of mail naar Esther via esther@dedetacheerders.nl